Votre entreprise n’a pas d’équipe chargée d’organiser les évènements et vous a demandé de le planifier ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Ce guide en 5 étapes sur la façon de planifier un événement contient tout ce dont vous avez besoin pour commencer.
Déterminez vos objectifs et le calendrier de l’évènement.
La planification d’un événement n’est pas une tâche facile. Il faut commencer par fixer l’objectif afin de spécifier vos participants cibles de cet événement. C’est également le moment propice pour définir la chronologie de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le temps dont vous disposerez pour l’organisation de votre événement.
Déterminez votre budget.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification de votre budget événementiel :
- Logistique de l’événement (taille, durée, lieu, personnel, expédition),
- Besoins logiciels,
- Expérience des nécessités (restauration, équipement, décorations),
- Commodités (par exemple, offres de bien-être, sacs à cadeaux, etc.),
- Dépenses supplémentaires.
Pensez à une attraction.
Qu’est-ce qui va inciter les gens à assister à votre événement ? Pensez à votre public et à ce qui peut les motiver. Par exemple, si vous organisez un banquet de remise de prix pour votre entreprise, les récompenses joueront un rôle primordial. Trouvez également des orateurs susceptibles de prendre la parole sur les thèmes évoqués lors de cet évènement.
Élaborez un plan pour développer vos nouvelles relations avec les participants.
Lors de l’événement, jetez les bases d’une relation future en offrant de nombreux objets publicitaires gratuits (stylos, magnets, sacs, etc.) sur lesquels seront mentionnées les informations sur votre entreprise. De cette façon, après l’événement, les gens conserveront vos coordonnées.
Commencez à préparer votre évènement.
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